Auriservice S.r.l.
GESTIONE DI INSTALLAZIONI E SCHEDE TECNICHE
ASSIST per il servizio di assistenza ad hoc di Auriservice
Fondata nel 2005, Auriservice S.r.l. è la divisione di Studio Auriga nata per garantire un supporto completo sul territorio nazionale per i macchinari da ricamo Tajima ed accessori finalizzati alla valorizzazione del ricamo.
Un servizio completo e capillare per far si che tutti i macchinari distibuiti da Studio Auriga siano sempre al massimo della propria performance ed efficienza.
L’azienda, con oltre 40 anni di esperienza nel settore del ricamo, mette al servizio della clientela un alto numero di tecnici certificati e costantemente formati assieme ad un magazzino con oltre 15000 pezzi di ricambio, pronti all’uso, per rispondere alle necessità di intervento tecnico in modo mirato e tempestivo.
LA SFIDA LA SFIDA
Auriservice aveva la necessità di gestire in mobilità sia le attività dei tecnici interni dediti alla manutenzione, sia storicizzare quelle eseguite dai rivenditori di zona che seguono i clienti.
In particolare richiedeva:
- Organizzare in modo efficace il servizio di assistenza tecnica: sia quello dei tecnici interni, sia quello dei rivenditori di zona;
- Dematerializzazione documentale e digitalizzazione dei flussi di lavoro;
- Schede tecniche personalizzabili per le macchine gestite;
- Gestione e compilazione di libretti di impianto da inviare in sede di installazione;
- Tracciamento di attività interne;
- Possibilità per i propri clienti di aprire richieste di assistenza in completa autonomia;
- Interfacciare il modulo di assistenza tecnica con il sistema gestionale già presente in azienda.
LA SOLUZIONE LA SOLUZIONE
er prima cosa, EUROSYSTEM2000 ha provveduto a realizzare un’integrazione tra i propri sistemi e il sistema gestionale aziendale. L’operazione è stata eseguita grazie alla crazione di un database di frontiera bidirezionale capace di acquisire i dati necessari alle attività di assistenza, ma allo stesso tempo di restituire quelli utili alla fatturazione e gestione del magazzino.
In secondo luogo è stato attivato il modulo assistenza composta da:
- Gestionale Assist;
- AreaGate, portale web di gestione;
- App ASSIST per la gestione delle assistenze in mobilità sia per tecnici interni, sia per i rivenditori di zona;
- Scheduler, strumento di pianificazione ed assegnazione delle attività agli operatori sul territorio.
La perfetta integrazione tra questi sistemi permette non solo una riduzione dei tempi di gestione delle attività, ma anche una completa autonomia nella creazione di schede tecniche e checklist compilabili tramite la App Assist. Da ora, infatti, i tecnici hanno la possibilità di scaricare manuali e programmi di aggiornamento delle macchine su cui eseguire gli interventi, aggiornare le schede tecniche in mobilità, compilare checklist dedicate all’installazione e alla manutenzione dei macchinari che verranno poi inviate automaticamente anche al cliente.
La filosofia di Assist viene applicata anche alle procedure di allestimento delle macchine nello showroom interno. Questo permette la tracciabilità dei costi legati alle attività, sia per quanto riguarda la manodopera, sia per l’uso di merci e ricambi.
Per concedere autonomia ai clienti, è stato attivato l’Accesso Clienti che tramite un login dedicato da portale AreaGate o App ASSIST consente loro l’apertura di chiamate di assistenza e la consultazione del proprio storico interventi.
Inoltre, è stato configurato anche un sistema di Email Piping capace di inserire automaticamente chiamate di assistenza all’interno del gestionale se provenienti da indirizzi autorizzati. Questo sistema risulta essere particolarmente indicato nei casi di segnalazioni di guasto inviate da sistemi automatici.
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Caratteristiche chiave e risultati Caratteristiche chiave e risultati
L’adozione della suite professionale Assist ha portato a notevoli benefici:
- La digitalizzazione ed integrazione dei processi ha permesso una riduzione dei tempi di gestione delle attività, dall’inserimento della chimata, passando per l’assegnazione agli operatori, fino alla chiusura intervento;
- Perfetta tracciabilità del flusso di lavoro interno ed esterno;
- Possibilità di gestione e compilazioni di documenti tramite la App Assist anche in mobilità;
- Tempestività nella consegna della documentazione alla clientela;
- Notevole riduzione del cartaceo;
- Autonomia della clientela grazie all’Accesso clienti ed al servizio di Email Piping