MANUTENZIONI DI GRANDI IMPIANTI
L’attività del service di una grossa azienda, gestita con strumenti innovativi e grossi ritorni sull’investimento fin dal primo anno.
LA SFIDA
Nel contesto dell’installazione e manutenzione di impianti industriali, una necessità sentita risiede nella gestione snella di tutto l’iter di gestione del service, con un focus sulla gestione di grandi impianti strutturati e importanti volumi di informazioni tecniche ad essi relativi. La centralizzazione e condivisione delle attività diventa importante in situazioni in cui la gestione in mobilità viene organizzata dai tecnici dediti alla manutenzione, quanto dai rivenditori di zona che seguono i clienti.
Auriservice, azienda lombarda operante da oltre 40 anni nel settore del ricamo cercava una soluzione conforme a determinati requisiti per una migliore gestione complessiva dell’attività di assistenza tecnica:
- Codifica particolareggiata degli asset in uso ai clienti
- Efficace riorganizzazione del servizio post vendita gestito in parte manutentori interni all’azienda, in parte da rivenditori di zona e tecnici periferici;
- Dematerializzazione documentale e digitalizzazione dei flussi di lavoro;
- Schede tecniche personalizzabili e differenziabili per tipologia di impianto;
- Gestione e compilazione di libretti di impianto da inviare in sede di installazione;
Tracciamento di attività interne; - Possibilità per i propri clienti di aprire richieste di assistenza in completa autonomia;
- Interfacciare il modulo di assistenza tecnica con il sistema gestionale già presente in azienda.
LA SFIDA
Nel contesto dell’installazione e manutenzione di impianti industriali, una necessità sentita risiede nella gestione snella di tutto l’iter di gestione del service, con un focus sulla gestione di grandi impianti strutturati e importanti volumi di informazioni tecniche ad essi relativi. La centralizzazione e condivisione delle attività diventa importante in situazioni in cui la gestione in mobilità viene organizzata dai tecnici dediti alla manutenzione, quanto dai rivenditori di zona che seguono i clienti.
Auriservice, azienda lombarda operante da oltre 40 anni nel settore del ricamo cercava una soluzione conforme a determinati requisiti per una migliore gestione complessiva dell’attività di assistenza tecnica:
- Codifica particolareggiata degli asset in uso ai clienti
- Efficace riorganizzazione del servizio post vendita gestito in parte manutentori interni all’azienda, in parte da rivenditori di zona e tecnici periferici;
- Dematerializzazione documentale e digitalizzazione dei flussi di lavoro;
- Schede tecniche personalizzabili e differenziabili per tipologia di impianto;
- Gestione e compilazione di libretti di impianto da inviare in sede di installazione;
Tracciamento di attività interne; - Possibilità per i propri clienti di aprire richieste di assistenza in completa autonomia;
- Interfacciare il modulo di assistenza tecnica con il sistema gestionale già presente in azienda.
LA SOLUZIONE
Il primo aspetto gestito è stato l’interfacciamento con il sistema gestionale già presente in azienda. Grazie alla collaborazione con la software house di riferimento, in poco tempo si è arrivati alla definizione della soluzione. L’operazione è stata eseguita grazie alla creazione di un database di frontiera bidirezionale capace di acquisire i dati necessari alle attività di assistenza, ma allo stesso tempo di restituire quelli utili alla fatturazione e gestione del magazzino. In secondo luogo è stato attivato il modulo assistenza composta da:
- Gestionale Assist;
- AreaGate, portale web di gestione;
- App ASSIST per la gestione delle assistenze in mobilità sia per tecnici interni, sia per i rivenditori di zona;
- Scheduler, strumento di pianificazione ed assegnazione delle attività agli operatori sul territorio.
La perfetta integrazione tra questi sistemi permette non solo una riduzione dei tempi di gestione delle attività, ma anche una completa autonomia nella creazione di schede tecniche e checklist compilabili tramite la App Assist. Da ora, infatti, i tecnici hanno la possibilità di scaricare manuali e programmi di aggiornamento delle macchine su cui eseguire gli interventi, aggiornare le schede tecniche in mobilità, compilare checklist dedicate all’installazione e alla manutenzione dei macchinari che verranno poi inviate automaticamente anche al cliente. La filosofia di Assist viene applicata anche alle procedure di allestimento delle macchine nello showroom interno. Questo permette la tracciabilità dei costi legati alle attività, sia per quanto riguarda la manodopera, sia per l’uso di merci e ricambi. Per concedere autonomia ai clienti, è stato attivato l’Accesso Clienti che tramite un login dedicato da portale AreaGate o App ASSIST consente loro l’apertura di chiamate di assistenza e la consultazione del proprio storico interventi. Inoltre, è stato configurato anche un sistema di Email Piping capace di inserire automaticamente chiamate di assistenza all’interno del gestionale se provenienti da indirizzi autorizzati. Questo sistema risulta essere particolarmente indicato nei casi di segnalazioni di guasto inviate da sistemi automatici.
Caratteristiche chiave e risultati
L’adozione della suite professionale Assist ha portato a notevoli benefici:
- La digitalizzazione ed integrazione dei processi ha permesso una riduzione dei tempi di gestione delle attività, dall’inserimento della richiesta di intervento, passando per l’assegnazione dei task ai tecnici, fino alla chiusura intervento;
- Perfetta tracciabilità del flusso di lavoro interno ed esterno;
- Possibilità di gestione e compilazioni di documenti tramite la App Assist anche in mobilità;
- Tempestività nella consegna della documentazione alla clientela;
- Notevole riduzione del cartaceo;
- Autonomia della clientela grazie all’Accesso clienti ed al servizio di Email Piping
Soluzioni in uso nel progetto
Gli strumenti chiave con cui EUROSYSTEM2000 ha portato a termine con successo questo progetto sono: